Účtovná agenda

Ekonomická agenda a spracovanie účtovných dokladov

(dodávateľ – zmluvný obchodný partner)

Účel spracúvania osobných údajov:

  1. Evidencia obchodných zmlúv.
  2. Prijatie a spracovanie faktúr od dodávateľov.
  3. Spracovanie ostatných daňových dokladov a bankových výpisov, vrátane evidencie obchodných zmlúv a súvisiacich dokumentov.
  4. Daňová a účtovná evidencia.

Dotknuté osoby alebo kategória dotknutých osôb:

Dodávatelia – podnikateľské subjekty, ktoré poskytujú tovar alebo službu, ako aj ich štatutárni zástupcovia, poverené osoby alebo zamestnanci konajúci v ich mene pri plnení zmluvných a účtovných povinností.

Kategória osobných údajov:

Bežné osobné údaje.

Zoznam osobných údajov:

  1. Evidencia obchodných zmlúv: názov organizácie (dodávateľa), titul, meno, priezvisko, e-mailová adresa, telefonický kontakt, podpis.
  2. Fakturácia (prijatie a spracovanie faktúr): obchodné meno alebo názov zdaniteľnej osoby, adresa sídla, miesta podnikania alebo prevádzkarne, IČO, DIČ/IČ DPH, titul, meno, priezvisko, telefonický kontakt, e-mailová adresa, číslo bankového účtu, podpis.
  3. Daňové doklady a bankové výpisy: rovnaký rozsah ako pri fakturácii, vrátane údajov uvedených na daňových dokladoch, účtenkách, bankových výpisoch alebo iných dokladoch súvisiacich s účtovnou agendou.
  4. Daňová a účtovná evidencia: všetky vyššie uvedené údaje v rozsahu, v akom sú uvedené v účtovných a daňových dokladoch vedených podľa zákona o účtovníctve.

Právny základ spracúvania osobných údajov:

Zákonnosť spracúvania osobných údajov:

Čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) – plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo na vykonanie opatrenia pred uzatvorením zmluvy na základe žiadosti dotknutej osoby.

Čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) – podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná (zákonná povinnosť Prevádzkovateľa).

Zákonná povinnosť spracúvania osobných údajov:

  • Zákon č. 431/2002 z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.
  • Zákon č. 222/2004 z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.
  • Zákon č. 513/1991 zb. obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.
  • Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov.

Príjemcovia alebo kategória príjemcov, ktorým budú osobné údaje poskytnuté:

Sprostredkovateľ podľa čl. 28 GDPR:

  • RJ Pro s.r.o., Koperníkova 3804/27, 821 04 Bratislava – Ružinov IČO: 47 549 114, Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 166470/B,, – poskytovateľ účtovných služieb.

Iný oprávnený subjekt na základe čl. 6 ods. 1 písm. c) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR):
Osobné údaje môžu byť sprístupnené aj orgánom verejnej moci, ktoré sú oprávnené ich spracúvať na základe osobitných právnych predpisov, a to najmä: Finančná správa Slovenskej republiky (napr. Daňový úrad), Colný úrad, Slovenská obchodná inšpekcia (SOI), Orgány činné v trestnom konaní, Súdy.

Prenos do tretích krajín:

Osobné údaje nie sú poskytované do tretích krajín.

Prenos do medzinárodných organizácií:

Osobné údaje nie sú poskytované do medzinárodných organizácií.

Zverejňovanie osobných údajov:

Prevádzkovateľ osobné údaje nezverejňuje.

Oprávnený záujem prevádzkovateľa (čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR):

Prevádzkovateľ spracúvanie osobných údajov na základe oprávnených záujmov nevykonáva.

Doba uchovávania osobných údajov / kritérium jej určenia:

Údaje sa uchovávajú minimálne 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú, v súlade so zákonmi o účtovníctve a daniach. Následne sa zlikvidujú podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.

Poučenie o forme požiadavky na poskytnutie osobných údajov od dotknutých osôb:

Poskytovanie osobných údajov je zmluvnou a zároveň zákonnou požiadavkou. Dotknutá osoba je povinná poskytnúť osobné údaje. V prípade neposkytnutia týchto údajov, nie je možné uzatvorenie zmluvného vzťahu, ako ani následné plnenie zo zmluvy. Taktiež nie je možné zabezpečiť riadne plnenie povinností Prevádzkovateľa, ktoré mu vyplývajú z príslušných všeobecných právnych predpisov.

Zdroj osobných údajov:

Osobné údaje sú získavané priamo od dotknutej osoby alebo od osoby, ktorá koná v mene dodávateľa (napr. pri uzatváraní zmluvy, spracovaní účtovných dokladov alebo v rámci obchodnej komunikácie).

Informácie o  existencii automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania:

Prevádzkovateľ vyhlasuje, že na základe získaných osobných údajov nedochádza k automatizovanému individuálnemu rozhodovaniu vrátane profilovania.